Patronların kapalı kapılar ardından, sekreter korumalı odalarda oturdukları günler tarihe karışıyor. Yönetimde 'şeffaflık' anlaşıyını benimseyen şirketlerin yöneticileri ofislerinde de şeffaflıktan yana. Onlar artık çalışanlarını gün boyu izleyebildikleri ve göz teması kurabildikleri, açık ofisleri tercih ediyorlar

Teknolojinin hayatımıza daha fazla girmesi ve çalışma sistemlerindeki değişimler, ofislere de yansıdı. Patronların kapalı kapılar ardından, sekreter korumalı odalarda oturdukları günler tarihe karışıyor
Yönetimde hiyerarşinin en alt düzeye indiği, şeffaflık anlaşıyının benimsendiği şirketlerin yöneticileri artık çalışanlarını gün boyu izleyebildikleri ve göz teması kurabildikleri, rahat ve açık ofisleri tercih ediyorlar

'Ne kadar duvar koyarsan, o kadar bilgi sızar'

Pinnet Teknoloji CEO'su
Fatih Akol

Pinnet Teknoloji'nin CEO'su Fatih Akol yönetimdeki şeffaflığın, ofis anlayışına da yansıması gerektiğini düşünüyor. Kendisi de bu anlayışı uygulamaya geçirmiş ve ofisinin iki duvarını boydan boya cam duvar yapmış.
Aynı şirkette çalışan insanların birbirinden gizleyecek bir şeyleri olmadığını belirten Akol, "Eşimizden ve çocuklarımızdan çok çalışma arkadaşlarımızı görüyoruz. Daha açık bir iletişim olmalı" diyor.

'Şeffaflık merakı ortadan kaldırır'
Açık ofis sisteminin yönetim şekillerinin yansıması olduğunu belirten Akol, şöyle konuşuyor: "Biz nasıl bir yönetim şekli istiyoruz bu ofiste: Şeffaf, paylaşılan, çoğulcu, herkesin birbiriyle içiçe çalıştığı bir ortam... Dolayısıyla bölmelerle bu ofisi bölmenin bir anlamı yok, böyle çok daha interaktif bir ortam olabilir, çok daha hızlı kominikasyon kurabiliriz. Mesela benim odamın bir duvar dışında her yeri cam. Yan odamda çalışan arkadaşımla yüzyüze oturuyoruz böylece. Gün içinde gözle kaşla o telefonla konuşurken durumu hissedebiliyorum.."
"Peki gizlilik?" diye soruyoruz. Yanıtı şöyle oluyor: "Bizim işimiz teknoloji, burada telekom altyapısı yapıyoruz. Ve yaptığımız iş gereği problem çözüyoruz. Yönetimin ve burada çalışan insanların birbirinden saklayacak bir şeyleri yok. Aslında duvarları ne kadar koyarsanız o kadar çok bilgi sızar bence. Şeffaflık, merakı da ortadan kaldırıyor. Ama çalışanlar ya da ben ille de tek başımıza kalmak istiyorsak çalışma saatleri belli kalıplara bağlı değil. Benim için insan işini yaptıktan sonra, isterse ofise hiç uğramasın, isterse sabahlara kadar ofisten çıkmasın birşey değişmez. Bu şeffaflık barışık bir ofis düzeni getiriyor, bunu gerçekten hissettik. Sınırlar kalktıkça insan daha çok rahat ediyor ."
Ofisinde etnik unsurlara, tablolara yer veren Akol, "Ama bu ofisteki en önemli unsur, telekominikasyon çünkü işimiz kominikasyon. İnsanların arasında iyi bir iletişim olmalı. Bundan daha iyi ve iletişim halinde de çalışamazdık" diyor.
Akol, "Buraya gelip de ofiste çalışan herkesle konuşmadan, selam vermeden, hiç değilse bir göz kontağı kurmadan eve gittiğimiz olmuyor. Dolayısıyla bunu da veriyor. Ama farklı bir iş belki farklı bir ofis düşünebilirdik" diye konuşuyor.

Ofisini çalışana açınca verimliliği de artırdı

Fiba Factoring Genel Müdürü
Oya Yüksel

Oya Yüksel, çalışanlarıyla gün içinde masasının başında otururken kurduğu göz temasının bile verimliliği arttırdığını ve bu yüzden ofisinde beton duvar yerine cam duvar kullandıklarını söylüyor.
Modern tasarımlı ofisinin dekorasyonunda mimar Bülent Güngör'le ortak çalıştıklarını belirten Yüksel "Ben bir kadın olarak çiçekli böcekli koltuklar istedim, Bülent Bey daha ciddi. Sonunda ortada buluştuk" diyor.

Yeni ofisinizden memnun musunuz?
Finansbank'ın iki tane factoring şirketi var. Birisi Fiba, birisi Girişim Factoring. Biz bu ikisini bir araya getirmeye karar verdik. Eski ofisimiz klasikti ve eskimişti. Buranın kaba inşaatını görünce aşık olduk. Mimarımız Bülent Güngör de grubu çok iyi tanıyor, stilimizi biliyor. Fiba grup işe çok inanan bir gruptur. Hiyerarşinin çok minimuma indirildiği bir yer.

Yani bu anlayış ofisin dekorasyonuna da yansıdı?
Kesinlikle evet. İletişim bol olsun istedik. İlk günden açık ofis olsun diye karar verdik. Cam duvarlar yaptık. Ara sıra göz teması olmalı çalışanlar ve müdür arasında. Çünkü sizi görünce daha bir ekip ruhu ile çalışıyorlar. Hızlı olmamız lazım. Duvarlar ve sekreter ordusuyla bunu yapamazdık. Yöneticinin odasını kapaması tercih meselesi. İyi yönetmek için, iyi bilmelisin. Böyle bir ofiste daha iyi öğreniyorsun. Feedback almak açısından çok önemli. Ne oluyor, bitiyor görmeli yönetici.

'Kapalı duvarlar çalışanı ürkütüyor'

Ofisinizin duvarı boydan boya cam. Size getirileri neler oldu ofisinizi açık hale getirmenin?
Ofiste günümün yarısını geçiriyorum. Burada keyif alıyorum. Uzun koridorlar, kapalı kapılar, sekreterden izin almak... Bunlar insanı ürkütür. Ayrıca birbirimize çabuk ulaşmamız lazım. Çalışanların bana ulaşmak için randevu almaması gerekiyor. Zaten bizim işimiz bunu gerektiriyor. Randevu alınmadan girilip çıkılması çok önemli. Bu yeni ofis, bunu sağladı.

Böyle bir ofiste çalışmak verimliliği nasıl etkiledi?
Gözle görülür bir değişim var. Bir kere kültür değişti. Kapalı duvarlar çalışanları ürkütüyordu. Motivasyonu etkiledi. Bizim işimizin böyle açıkta olması lazım. İşi görmeniz gerekiyor. Birini görüp onu hemen yanınıza çağırabiliyor olmanız çok önemli. Belki Hukuk ofisleri duvar duvar olmalı, onun dışında açık ofis olmalı.

'Kadınlar bulundukları her ortam gibi, bir süre sonra ofislerini de evlerine benzetiyorlar'

Türkiye Giyim Sanayicileri Derneği Başkanı
Aynur Bektaş

TGSD Başkanı Aynur Bektaş, ofisinde Anadolu ve şehir kültürünü birleştirdiğini söylüyor. Kadınların bir süre sonra bulundukları ortamı evlerine benzettiğini belirten Bektaş, çalışma ofisinde açık bir yapıyı benimseyen patronlardan.
"Sekreterim bile kapımın önünde değil, koridorun sonunda. Neredeyse geçerken bana soruyorlar 'Geçebilir miyiz?' diye. Çalışanımla arama herhangibir şey koymak istemiyorum" diyor.
Güneşli'deki binasını aldığında çok fazla lüks bir ofis olmasını istemediğini, çünkü kendilerinden mal alan müşterilerin orta sınıfa hitap eden çok lüks olmayan markalar olduğunu söylüyor.
Bektaş, "İçeri giren kişi bunlar çok lüks, malları da çok pahalıdır desinler istemedik. Mimarımız Hasan Mingü, bu binanın üst katındaki helikopter pistini ofis katı yapmak istedi. 'Üst katı bahçeyle çevirip içine odalar yapalım' dedi. Ben başta endişelere kapıldım. Ama o bizi inandırdı. Şimdi gelen yabancılar da burayı çok doğal buluyorlar ama lüks bulmuyorlar, korktuğumuz olmadı" diyor.
Odasını 'Anadolu kültürü ve büyük şehir kültürünün karışımı' olarak tarif eden Bektaş şöyle konuşuyor: "Yapımda hep bir Anadolululuk var. Bazen mistik bazen modern, evim de öyle benim. Zaten kadınlar uzun süre bulundukları ortamı evlerine benzetiyorlar. Benim ofisim de öyle oldu.."

'İşçilerimle içiçeyim'
Binadaki ofisler cam bölmelerle birbirinden ayrılıyor ve burada Bektaş'ın sekreterini de görmeye imkan yok. Kendi ofisinin olduğu kat aslında VIP katı. Yani bütün şirketlerde korumaların olduğu, özel asansörlerle çıkılan, arka kapılardan girilip çıkılan yer. "Ama gördüğünüz gibi ben işçilerimle beraberim" diyor Bektaş.
Hiçbir zaman kapısını kapatmadığını vurgulayan Bektaş sekreterini neden göremediğimizi sorduğumuzda, "Sekreter kapımın önünde değil koridorun sonunda. Neredeyse geçerken bana soruyorlar 'Geçebilir miyiz?' diye. Çalışanımla arama herhangi bir şey koymak istemiyorum. İlk zaman çok zorlandım, başımda 20 kişi oluyordu, öyle güzel bir denge kurdular ki kendi aralarında artık kendileri haberleşiyor ve sırayla geliyorlar" diyor.
Ofisinde de ev ortamını yaratan Bektaş, "Ben kapalı kapının arkasında bir patron olmayı sevmiyorum. Bu yeni bir trend ama işçi ve patron ayrımı Türkiye'de hala çok katı. Çalışanlarından ya da dışardan gelecek birilerinden çekinmiyorsanız ofisinizi o kadar korunaklı yapmanın mantığı yok benim için. Bizimle görüşmek isteyip de görüşemeyen çalışan yoktur" diye konuşuyor.

'Laptop'um nerede ofisim de orada'

Bilsar Tekstil Yönetim Kurulu Başkanı
Selman Bilal

Selman Bilal, zamanının çoğunu ofiste geçirmek yerine gün içinde bütün şirketi dolaşmayı tercih ediyor. Ünlü mimar Han Tümertekin'in yaptığı altı katlı tarihi binadaki ofisini daha çok okuma odası olarak kullanıyor.
Bilal "Şirket içinde her yerden internete bağlanabildiğim için ben laptop'um kucağımda bütün şirketi dolaşabiliyorum. Aslında bir bakıma laptop'um ve ben neredeysem ofisim de orada. Öyle büyük ofisler, masalar, sekreterler devri bitti artık" diyor.

'Sekreter devri bitti'
Kendi ofisi gibi binadaki diğer ofislerin de son derece sade ve doğal bir dekorasyon. Bilal bu tercihi, "Biz geri çekilmeyi ve sergilediğimiz ürünü ön plana çıkarmayı tercih ettik. Geçmişte çok fazla dekorasyon adına yapılan şeyler ön plana çıkınca, sergilemek isteğiniz şeyler veya yapılan iş bile geri planda kalıyor. Mekanın öne çıkmasını istemedik" diyor.
Bilal'in sektereri de yok. Kendi telefonlarını kendisi açıyor. "Ben hiçbir zaman patron olamadım diye hayıflanıyorum bazen" diyen Bilal, şöyle devam ediyor:
"Bu yönetim anlayışı olarak da böyle, tabi ki ofisteki hallerinize de yansıyor. Hala kendi çayımı kendim alıyorum, hala sekreterim yok, hala kendi telefonlarımı kendim açıyorum. Hiçbir zaman da öyle bir patron olamayacağımı düşünüyorum. Genelde burayı okuma ofisi gibi kullanıyorum. Şirket içinde her yerden internete bağlanabildiğim için ben laptop'um kucağımda bütün şirketi dolaşabiliyorum bazen. Aslında bir bakıma laptop'um ve ben neredeysem ofisim de orada. Ofisimi de birşeyler okumak ya da konuşmak istediğim zaman kullanıyorum. Öyle büyük ofisler, masalar, sekreterler devrinin bittiğine inanıyorum."
Bilal, 'ofisteki şeffaflığı' da şöyle tanımlıyor:
"Hiçbir zaman şirket içinde kapalı bir işimiz olmadı böyle birşeye ihtiyacımız olmadı. Şirket politikası olarak da, iş ve özel hayatımızda da çok şeffaf olduğumuz için bizde tamamen herşey açık. Zaten tüm mekanlar açık, kapılar açık, benim ofisim de zaten cam duvarlı ve kapısı her zaman açık. Şirketimizin şeffaflık anlayışının binamıza da yansıdığını düşünüyorum."

'Rahat koltukta oturmayandan verim alamazsınız'

Değişen ofis anlaşıyı ile birlikte birbirinden farklı tarzda ofis mobilyaları da Türkiye pazarında yerini almaya başladı. Dünyanın en ünlü ofis mobilyası markalarını Türkiye'ye getiren Vendo'nun sahibi Gözde Canbulan Morera ile yeni ofis trendlerini konuştuk...

Öncelikle genel olarak dünyadaki ofis trendleri hakkında bilgi verebilir misiniz?
Dünyada farklı sektörlerdeki rekabetin artması nedeniyle kurumsal kimlik kavramının çok önem kazandığını düşünüyorum. Bu da ofislerdeki mimari ve dekorasyon ürünlerinin önemini bir kat daha artırıyor. Artık firmalar ofislerindeki mobilyaların ve dekorasyon malzemelerinin bütünlüğü ile kurumsal kimliklerini destekliyorlar; bu da tabii ki her projede seçilen malzemelerin farklı olması ve o kurumu temsil etmesi anlamına geliyor. Bu nedenle tüm dünyada firma sahiplerinin ofis mobilyasına karşı bakış açılarının çok önem kazandığına inanıyorum.

İş adamları açık renkler seçiyor
Türkiye dünyadaki ofis trendlerini ne ölçüde takip ediyor? Türkiye'de bu anlamdaki genel eğilim nedir?
Dünyadaki büyük şirketlerin bir çoğunun Türkiye'de ortaklıklarının ya da doğrudan kendilerinin varolmaları Türkiye'yi bu trendi takip etmeye mecbur kılmıştır. Ayrıca artan rekabet de diğer yerli firmaları böyle bir bilince ayak uydurmaya zorunlu bıraktı diye düşünüyorum. Etrafımıza baktığımızda sayıları her gün artan yeni yatırımlar bunun bir göstergesi.

Ofis mobilyalarında son dönemde neler ön plana çıkıyor? İyi seçilmiş ofis mobilyalarının iyi bir ofisi yaratmak üzerindeki etkisi nedir?
Ofis mobilyasında öne çıkan unsurlar işlevsellik, ergonomi ve konsantrasyonu artıran her ihtiyaç için ayrı seçilmiş ürünler. Burada çalışanların ihtiyaçlarını, kurumun kimliğini, hedeflerini anlamak çok önemli; çünkü her organizasyonun ayrı bir ihtiyacı olduğunu düşünüyorum.

Sizce iyi ve rahat çalışma ortamı sunan bir ofiste bulunması gereken unsurlar nelerdir?
Bir kere çalışan herkesin ihtiyaçları göz önünde bulunularak yapılmış bir ofis derim. Çünkü ideal bir ofis diye tanımlayacağımız bir standart yok. Demin de dediğim gibi, yapılan işin gerektirdiği ihtiyaçları karşılayarak düzenlenmiş bir ofis yaratılmalı.Tabi yine söylediğim gibi öncelikle insan sağlığı ön plandadır. Eğer çalışanlar rahat bir koltukta oturmuyor ve bedensel ağrılar çekiyorlarsa onlardan bekleyebileceğimiz verim kısıtlı olacaktır.

Bir ofiste aydınlık, ışık, renkler gibi unsurlar dekorasyonu ve çalışma ortamını nasıl etkiliyor?
Tabii ki bu unsurlar direkt olarak, verimli ve sağlıklı çalışma ortamlarının ayrılmaz parçaları. Işık ve renkler konsantrasyonu maksimum düzeye çıkaracak şekilde seçilmeli. Düşünün ki 8 - 10 saat çalıştığınız bir ortamda eğer görme zorluğu çekiyor, renklerin etkisi ile yansımalar ya da dikkat dağılması gibi sorunlar ile karşılaşıyorsanız doğal olarak iş başarınız da negatif yönde etkilenecektir.

İşadamları tarafından ofislerde en çok tercih edilen renk ve tarzlar nelerdir?
İşadamları tarafından seçilen renkler genelde açık tonlarda ve mobilyalardan çok insanları ön plana çıkaracak şekilde. Hatta pleksiler, cam bitişler revaşta. Bununla birlikte iş adamları, çalışanlarının mobilyalarında açık renkler ile birleştirilmiş canlı renk tonlarını tercih ediyorlar. Renkli paneller ya da koltuklar ile birleştirilmiş sade mobilyalar en çok beğenilen tarzlar.

'Çalışma ortamları radikal biçimde değişiyor'

Derin Design Tasarım ve
Marka Direktörü Derin Sarıyer

Derin Sarıyer, bugünün çalışma ortamlarının radikal bir değişim içinde olduğunu, yeni teknolojiler ve buna bağlı olarak yeni endüstrilerle çalısanların yaşam biçimlerinin ve ofislerin genel yayılışlarının yeniden düzenlendiğini söylüyor.
Sarıyer, şöyle konuşuyor: "Kablosuz iletişim çalışanları masalarından eskiye oranla çok daha bağımsız hale getirdi. Taşınabilir aletler hantal ve sabit makinelerin yerlerini alınca çalışma mekânının düzeni tamamen değişmeye başladı. Bilgi akışının ve değişiminin hızlı bir şekilde ilerlemesi çalışma aktivitesi ile çalışma bağlantısını eritmeye başlıyor.Bu gelişmeler, tasarımcıları aletler ve çalışma istasyonlarından daha çok insana ve mekan ilişkisine yönlendirmeye başlıyorlar. Artık tasarımcıların yeni ofis teknolojilerinin ve yeni iş alanlarının farkında olması gerekiyor çünkü yeni endüstriler, şu ana kadar görülmemiş yeni yaklaşımlar gerektiriyorlar."

'Yeni ofislerde gizli saklı birşey yok'

Mimar / Bülent Güngör

Yaptığı çalışmaların yüzde 70'ini ofislerin oluşturduğu mimar Bülent Güngör iş merkezleri de üretiyor. Kiev ve Moskova'da 100 bin metrekareyi bulan projelerle ilgileniyor, Fiba Grubu'na 30 bin metrekare büyüklüğünde bir iş merkezi yapıyor.
Son üç yıldır yaptıkları ofislerde özellikle şeffaflık üzerine vurgu yapıyor. "Açık ofis kullanımı 1985'lerde yaygınlaşmaya başladı. Fakat o zamanlar da şu an olduğu gibi patronlar güzel köşeleri kaptı. Benim şansım şu oldu. Yöneticiler bana çok güvendi. Ben de şeffaf ofisi uygulamaya koydum. Sınırları kaldırdık. Gizli saklı bir şey yok" diyor.
Bunun firmaların yönetim anlayışının değiştiğini gösterdiğini belirten Güngör, "Parasal işlerin yapıldığı bölümler gizli tutulur. Buna rağmen Fiba'ya yaptığımız projede tamamen paraya dayalı bir şirket olmasına rağmen tamamen şeffaf bir sonuç ortaya çıktı" diyor.

En önemlisi ışık
Yeni trendin, 'ev - ofis' olduğunu belirten Güngör şöyle konuşuyor: "Yani sınırsız internet kullanımı insanları evde de bu işi yapmaya yöneltti. Aslında evler ofis olur diye değil. Bunun dışında büyük hangarları ve fabrika binalarını ofis haline getiren bir akım var. Amerikan, İngiliz, biraz da Kuzey Avrupa kokuyor. Çok iyi olmuyor. Çünkü bu tür yapılar az."
Ofislerde en önemli malzemenin ışık olduğunu vurgulayan Güngör, "Işık renkten daha önemli. İnsan ışığa gider. Işık olmayan yerde verim olmaz. Biz bunu baz alıyoruz. Kapanmayı engellemeye çalışıyoruz. Bu yüzden camı tavana kadar dayıyoruz" diyor.

'En insancıl ofis, yarı açık olandır'

Mimar / Mustafa Toner

Bize yeni ofis trendlerinden bahsedebilir misiniz?
Aslında belirli bir trend yok. Biz trendleri takip etmekten yana değiliz. Çoğu firma da bundan yana değil aslında. Çünkü her şirketin kendi yönetim anlayışı var. Ve ofislerinin de buna uygun olması gerekiyor. Son birkaç senedir kendine ait odaları olsun anlayışı var bazı firmalarda. Operasyon merkezi gibi bir ortamda çalışmak mekanın benimsenmesini zorlaştırıyor. Göçebe bir ofis düzeni çıkıyor ortaya. İletişimde problemler çıkıyor. Artısı şeffaflık ve yoğun iletişim. Artık herkesin işini ciddiye aldığı düşünülürse çocukça tedbirler bunlar.

Patron odalarında büyük bir değişim var ama?
Artık patron odaları, bildiğimiz anlamda büyük masaların olduğu, soğuk ortamlar değil. Birçok fonksiyonu barındıran özelliğe sahip. Masalar küçüldü. Hem toplantı yapılan, hem çalışılan masalar var artık. Yerden istifade ediyoruz. Şimdiki sistemde yazı masası olayı da kalktı.

Ofislerdeki şeffaflığın sebebi ne sizce?
Ofislerdeki şeffaflığın nedeni, otokontrol sistemini güçlendirmek. Bunu cam ve metal parküsyonlar, bölme sistemleri, dolap dosyalama işlerini yükleyebildiğiniz sistemler karşılıyor. Aydınlatma çok önemli.

Sizin için doğru ofis nasıl olmalıdır?
Yarı açık olmalı. Kapılar ardında değil ama. 7 - 8 bin metrekarelik alanlarda olmalı. 300 kişinin birlikte çalıştığı yerlerden daha iyi geliyor bana. Daha insancıl.

Nur Daşar/ ndasar@milliyet.com.tr