Alti Sigma Felsefesi


Yönetim Bilimlerinde çok kullanilan 6 Sigma Felsefesinin detayina iniyoruz.

Okuyucularimiza çok faydali olacagini düsündügümüz bu yazidan istifade etmek sizin parmaklarinizin ucunda.

Is Süreçlerinin Iyilestirilmesinde Alti Sigma Felsefesi


"Karsilastigimiz önemli sorunlar onlari yarattigimiz zamanki düsünce düzeyinde çözümlenemez". Einstein

Sigma, Yunan alfabesindeki bir harfin adidir. Büyük harf sigma genellikle toplam simgesi olarak küçük harf sigma ise özellikle istatistikte ve istatistiksel süreç kontrolunda çok önemli bir ölçüt olan, standart sapmanin simgesidir.
Standart sapma istatistiksel olarak bir dagilma, yayilma, sapma, farklilasma ölçüsüdür. Belirli kosullarda olusan degerler arasindaki farklilasma ne kadar büyükse, standart sapmasi da o kadar büyük bir deger olarak hesaplanmis olur. Farkliliklar azaldikça, bunlarin ölçüsü olan standart sapma da küçülür.

Alti Sigma'nin geçmisi 1980'lere kadar uzanir. Dogum yeri Amerikadir. Bir Japon sirketinin ABD de Motorola’nin bir televizyon fabrikasini satin almasi ve fabrika yönetiminin Japonlara geçmesinden sonra, hata oraninin 20 kat azalmasi Motorola yöneticilerinin kendi yönetimlerini sorgulamalarina yol açti. Artik bazi seyleri hatali yaptiklarini kabul etmeli, her seyden önce kalite ciddi olarak ele alinmali, verimliligi artirici yöntem arayisina girilmeli idi. 10 yil kadar sonra yani 90'li yillarin basinda, Amerika'da yayginlasan bu metodolojiye yapilan katkilar ile Alti Sigma bir sistem haline dönüsmüstür.

Alti Sigma Nedir ?
Alti Sigma, bu yaklasimi seçen sirketlerin sagladiklari olaganüstü basarilar nedeniyle pekçok yönetim bilimcinin ve yazarin ilgi odagi olmustur. Yazarlar Alti Sigma’yi; bir yönetim stratejisi (Motorola ve diger çok sayida sirketi olaganüstü basarilara tasiyan yönetim stratejisi), bir hedef ( milyonda 3.4 den daha az hata orani ile müsteri ihtiyaçlarini kusursuza yakin karsilama hedefi), istatistik yöntem ( ürün ve proseslerdeki degiskenligi azaltmak için kullanilan ileri istatistik yöntem) ve kültürel degisim süreci (sirketin müsteri memnuniyeti ve karliligini artirarak rekabetçi konumunu güçlendirmesi için gerekli kültürel degisim süreci) olarak tanimlamaktadirlar. Ancak bu tanimlarin hiçbiri Alti Sigma yaklasimini tüm yönleri ile ortaya koyacak bir tanim olarak tek baslarina yeterli olmamaktadirlar. Daha etrafli sayilabilecek baska bir tanim ise “Organizasyonun temel süreçlerini müsteri ihtiyaçlarini karsilayacak sekilde, degerlendirmek ve iyilestirmek için, simdi ve gelecekte, tüm çalisanlarin bilgilerinin ve kantitatif metodlarin etkin olarak kullanilmasidir.”seklindedir.

Istatistiksel bir ölçüm teknigi olan Alti Sigma, ürünlerin, hizmetlerin ve süreçlerin ne kadar iyi oldugu hakkinda sayisal bir göstergedir. Sürecin “sifir hatali” konumdan ne kadar saptigini gösterir..

Sigma, proses performansinin ne kadar iyi ya da kötü oldugunu belirlemekte kullanilan bir ölçüt olmaktadir. Yapilan isin türüne bakilmaksizin, gerçeklesen hata miktari ile ilgilidir. Alti rakami ise kusursuzluk düzeyi ile ilgilidir. Örnegin bir sigma seviyesinde is yapan bir isletme 1.000.000 islemde yaklasik 700.000 hata yapar. Eger isletme iki sigma seviyesinde çalisiyorsa bu onun ortalama 300.000 hata yaptigi anlamindadir. Sirketlerin bir çogunun 3 ile 4 sigma düzeyinde faaliyet gösterdigi düsünülürse bu da milyonda 66.800 ile 6210 arasinda hataya karsilik gelir.
% 99 dogrulukla çalisan bir isletmenin 3,8 sigma ile faaliyet gösterdigi söylenebilir.

Fakat % 1 lik bir hata bile pek çok durumda kabul edilemez. Bu orani günde 200 uçagin inip kalktigi bir alanda % 1hata orani ile çalisildiginda her gün 2 uçagin düstügü hiç kimsenin kabul edemiyecegi bir hata orani demektir.
Bir sürecin alti sigma kalite düzeyinde olmasi demek, elde edilen ürün veya hizmette bir milyonda 3-4 adet hataya rastlanmasi demektir.

Alti Sigma’nin Amaci
Is dünyasinda rekabetin sarti müsterilerin ihtiyaçlarini dogru saptamaktan, bu ihtiyaçlari rakiplerden çok daha hizli, kaliteli ayni zamanda da daha ekonomik sekilde karsilamaktan geçiyor. Alti Sigma bu amaci engelleyen her seyi problem olarak görüyor. Kuruluslarin hem kârliligina hem de pazar payina olumsuz etki eden problemleri dogru olarak saptayabilme, tanimlayabilme, önceliklendirebilme ve bu problemleri hizli ve basariyla çözebilme becerisini en üst düzeye çikarmayi amaçliyor

Alti Sigma Organizasyonu
Alti Sigma Sistemi uygulamasinin basarisi, herkesin oynayacagi rolün çok iyi bilinmesine baglidir. Bu nedenle tüm personele aldiklari egitimin türüne göre Uzakdogu sporlarinin yapildigi spor kulübünü andiran kusak ünvanlari (sari- yesil- siyah kusak vb). farkli yetki ve sorumluluklar verilir.
Egitimler birbirini izleyen dört asamada gerçeklestirilir.

Sistemin baslangici kabul edilen "Planlama ve Altyapi" asamasinda, üst yönetimle birlikte sirketin is hedeflerine uygun Alti Sigma stratejisi ve uygulama plani olusturulur. Yönetici egitimleri, karsilikli görüsmeler sayesinde hem üst hem de orta yönetim Alti Sigma kavramlari, rolleri, programin bütünü hakkinda ayrintili olarak bilgilendirilir. Alti Sigma Liderlik ekibi olusturulur.

"Uygulama ve Yayilim" adi verilen ikinci asamada yönetimle birlikte Alti Sigma stratejisine uygun iyilestirmeye açik alanlar belirlenir. Projeler sonucunda elde edilen stratejik ve finansal kazançlar raporlanir. Bu sayede Alti Sigma programinin kazançlarinin tüm çalisanlar tarafindan görülmesi ve taninmasi saglanir.
Üçüncü asama "Sürdürme ve Yayilim", Alti Sigma metodolojisinin yayilimini hizlandirmayi ve günlük yasama entegre etmeyi amaçlar.

"Kurumsal Davranis Biçimi" adi verilen dördüncü asamada ise, mevcut problemlerin süratle çözülmesine yönelik, Alti Sigma metodolojisinin ve araçlarinin günlük faaliyetlere tümüyle entegrasyonu tamamlanir. Bu asamada, mevcut problemlerin çözülmesi konusunda elde edilmis kurumsal davranis biçiminin ötesine geçilmesi amaçlanir. Yeni ürünlerin veya süreçlerin problemsiz olarak tasarimi ve devreye alinmasini mümkün kilacak sistemler olusturularak uygulanmasi, sürekliliginin saglanmasi ve bu sayede veriye ve verinin uygun araçlarla analizine dayali karar verme aliskanliginin kurulusta tümüyle yerlestirilmesi saglanmaya çalisilir.

Alti Sigma projelerinde karsilasilan olumsuzluklar
Kuruluslarda üst kademe yöneticilerle orta kademe yöneticilerin görüs farkliliklari içerisinde olduklari görülebilmektedir. Bunun temel nedeni üst ve orta kademe yöneticiler arasinda ortak bir dilin olmamasidir. Pek çok kurulusta üst düzey yöneticiler genellikle böyle bir programa girerken, bu ise girisme nedenlerini, hangi sonuçlari beklediklerini orta kademe yöneticilere ayrintili olarak açiklama geregini duymadiklarindan meydana gelmektedir.
Alti Sigma programinin sadece üst düzey yöneticilerin inisiyatifleriyle baslatilmak istenildigi durumlar, orta düzey yöneticilerin programa direnç göstermelerine neden olabiliyor.

Programi uygulamaya karar veren kuruluslarin ilk yapmasi gereken is, üst yönetim tarafindan Alti Sigma vizyonunun ve felsefesinin açik olarak ortaya konulmasi, bunlarin diger yönetim kademeleriyle paylasilmasi ve tartisilmasidir. Alti Sigma hakkinda hem üst yönetimin hem de diger kademelerin kullanabilecegi ortak bir dil olusturulmasi son derece önemlidir. Kurulusun Alti Sigma vizyonu, tüm yönetim kademelerinin katilimiyla paylasilmali ve tartisilmalidir.

Alti Sigma da Basari
Alti Sigma uygulamayi düsünen firmalarin basariya ulasmasi için degisime açik olmasi gerekiyor. Üst yönetimin destegini almak Alti Sigma uygulamalarinin basarisini etkileyen bir diger faktör. Üst yönetimin programa cesaretle liderlik etmesi ve bunu tüm kurulusa göstermesi çok önemli.
Toplam kalite yönetimi mükemmelligi, yani "sifir hata" düzeyinde bir ideali hedefleyen bir yönetim felsefesi, bu hedefin ulasilamazligi, toplam kalite yönetiminin sürekli gelismeyi saglayan sonsuz bir yolculuk olmasinin nedenidir.

Alti Sigma ise, toplam kalite yönetiminin önemli odak noktalarindan biri olan süreçlerin kalitesinin ölçümü ve iyilestirilmesinde, kullanilabilen bir yöntem, bir metodolojidir. Hedefi hata oranlarini milyonda 3-4 seviyesine düsürmektir.

Sigma Sayisinin Saptanmasi :

Isletmelerde Sigma sayisini biraz gerçekçi olarak seçebilmek için önce su sorulari yanitlamamiz gerekir:
• Kullandigimiz teknoloji ne kadar sapmayla çalismaya uygun?
• Uymak zorunda oldugumuz ulusal ya da uluslararasi standartlara göre zorunlu toleranslar ne kadar?
• Kullandigimiz girdiler ne ölçüde sapmasiz olabilecek ?
• Uyguladigimiz yöntemler ne kadar sapabilir?
• Çalisanlarin bilgi, deneyim, beceri, motivasyon düzeyi bu seçime ne kadar uygun?
• Yönetim sistemimiz katilimciligi, bireysel gelismeyi ne ölçüde saglayabilmektedir ?
Bu sorulari artirmak da mümkün ancak bu sorulara, kendi gerçeklerimize uygun olarak verecegimiz yanitlar sonucunda standart sapmamizin (sigmamizin) ne kadar büyük olabilecegini, dolayisiyla ne oranda kusurluya razi olmamiz gerekecegini belirleyebilecegiz.

Sonuç olarak vurgulamak zorundayiz ki,
1. Kusurlu oranini milyonda 3.4 düzeyine düsürmenin sihirli formülü Alti Sigma degil, isletme kosullarinin, Alti Sigma’yi uygulayabilecek bir standart sapma düzeyine gelebilmis olmasidir.
2. Standart sapmasi (sigma) yeterli düzeyde küçük olmayan isletmelerde Alti Sigma yaklasiminin anlamli olarak uygulanamayacagi açiktir. Uygulamanizin adini Alti Sigma koyabilirsiniz, ama aldiginiz sonuçlar buna uygun olamayacaktir.
3. Alti Sigma uygulanabilecek isletme kosullarini olusturmanin, güvenilirligi kanitlanmis yolu Toplam Kalite Yönetimidir.
4. Isletme basarisi için önemli olan, iyilesmeyi /gelismeyi sürekli hale getirebilmektir. Dolayisiyla, bu amaca hizmet edecek yeni araçlari toplam kalite yönetimi ile bulusturmaliyiz. Bu baglamda, Alti Sigma yaklasimi da bir Toplam Kalite Yönetimi araci olarak benimsenmelidir. Toplam kalite yönetimi ile kosullari uygun hale getirilmis isletmelerde Alti Sigma uygulanmasi zaten kaçinilmaz sekilde gündeme gelecektir ve gelmelidir.

Alti Sigma’yi Uygulayanlar
1985 yilinda Motorola tarafindan uygulanmaya baslayan alti sigma, bugün ABB, Texas Instruments, General Electric, Whirlpool, Boeing, Sony, Allied Signal gibi uluslararasi kuruluslar tarafindan yaygin olarak kullanilmaktadir.

Örnegin, GE'de alti sigma uygulamasi 1995 yilinda Jack Welch tarafindan baslatilmis, bizzat kendisi tarafindan sirketin strateji ve hedeflerine entegre edilmistir. 1997 yilinda alti sigma konusundaki egitimlere 400 milyon dolar harcanmis, karsiliginda (alti sigma projeleri sonucu) 600 milyon dolar getiri elde edilmistir. GE'nin bu ise basladigi 1995 yilinda 3 sigma olan kalite düzeyi, 22 ayda 3.5 sigma seviyesine çikmistir. GE'nin bugünkü düzeyi 5.6 sigmadir.

Alti sigma ile elde edilen basarilar GE ile sinirli degildir. Alti sigmayi 1980 yilindan beri uygulayan Motorola'nin 19 yilda elde ettigi getiri 11 milyar dolar civarindadir.
Motorola dünya çapinda verimliligini 3 katina çikarmistir. Alti sigmaya 1991 yilinda baslayan 14 milyar dolar ciroya sahip Allied Signal Inc.'nin 8 yilda elde ettigi getiri 800 milyon dolari asmistir. Bu miktar toplam cironun %6'si civarindadir.

Özet olarak, alti sigma yaklasimi, toplam kalite yönetimini destekleyici ve ileri seviyede uygulanmasina yardimci olacak bir araçtir. Istatistiksel bir ölçüm teknigi olan alti sigma, ürünlerin, hizmetlerin ve süreçlerin ne kadar iyi oldugu hakkinda sayisal bir göstergedir. Sürecin sifir hatali konumdan ne kadar saptigini gösterir.
Temel amaç süreçteki degisimlerin kaynagini izleyip, ortadan kaldirarak kalite seviyesini alti sigma düzeyine çikarmaktir.

Alti Sigma tekniklerinin tüm fonksiyonlara uygulanmasinin sonuçlari, yüksek kalite düzeyi, çevrim zamaninin ve maliyetlerin düsmesi dolayisi ile karliligin ve rekabet avantajinin artmasi seklinde ortaya çikar. Alti Sigma'nin, uzun soluklu, sabirla ve özveriyle sürdürülmesi gereken bir süreç oldugu da unutmamalidir.


KAYNAK :
Argüden, Yilmaz. Alti Sigma ve Toplam Kalite Yönetimi, ARGE Danismanlik
Bas, Türker. Alti Sigma, Kalite Ofis Yayinlari No 5 Subat 2003
KASA, Halit. Vizyoner Açilimlar Toplam Kalite Yönetimi ve Alti Sigma Bulusmasi, Kalder Forum Dergisi.
** Bu yazi Sektörel Tanitim Dergisi Subat 2005 sayi: 86 da yayimlanmistir.
Atilla Filiz
Mak.Muh.(MBA)
ATI Mühendislik Egitim Yön. Danismanlik
atifil@yahoo.com