Hem yöneticiler hem de çalışanları için korkulu bir rüya gibidir performans değerlendirmeleri ve bunun sonucunda geribildirim… Halbuki çalışanların performansları hakkında bilgi sahibi olmaları ve neyi yanlış ya da doğru yaptıklarını görmeleri, gelişimleri açısından hayati bir öneme sahiptir. İşinizin bu sevimsiz tarafından en fazla faydayı sağlamak ve onu olabildiğince verimli hale getirmek sizin elinizde…

Yararlı geribildirim performans yönetiminde merkezi bir konuma sahiptir. Geribildirim çalışanlara rehberlik eder, onları motive eder ve verimli davranışları sağlamlaştırır, verimsiz olanları azaltmaya yarar. Bir yerde geribildirimin amacının, performans değerlendirmeleri sonucunda çalışanların davranışlarını iyi bir şekilde değiştirmeye yöneltmek olduğu söylenebilir.

Geribildirim neden ve nasıl işe yarar?
Temel tanımıyla geribildirim, insanların herhangi bir konudaki performanslarıyla ilgili aldıkları bilgidir ve performansları ve davranışlarının kalitesi hakkında değerlendirmeler içermektedir. Geribildirim vermek ise “çalışanlara, iş beklentileri doğrultusunda performansları hakkında bilgi vermektir”. İşyerinde geri bildirim, iyi davranışların kuvvetlendirilmesi ve başarısız olanların düzeltilmesi için çok önemlidir. Geribildirimi alan kişi, değerini yargılar ve geribildirim karşısında ne yapacağına karar verir. Değişik kariyer dönemlerinde geribildirim değişik anlamlar ifade etmektedir. Yeni başlayanlara işle ilgili rehberlik eder, kariyerlerinin ortasında olanlara gelişim imkanı ve fırsatları sağlar, kariyerinin sonlarında olanlara verimliliklerini korumaları için yollar sunar. Yöneticiler, çalışanlar için performans hedefleri belirlemeleri ve bu hedefler gerçekleştiği takdirde ödül sağlayacak bir konumda oldukları için önemli bir geribildirim kaynağıdır. En önemli kaynak olmakla birlikte yöneticiler tek geribildirim sağlayıcı değildirler. Bunun örneği, 360 derece geribildirim adı verilen sistemde görülmektedir. Bu sistemde, sadece kişinin amiri değil, iş arkadaşları, kişiye bağlı çalışanlar ve müşteriler de geribildirim kaynağı olarak kullanılmaktadır. Burada önemli olan nokta, kişinin performansının olabildiğince çok bakış açısından değerlendirilmesidir. Fakat bu sistemde de çoğunlukla performans değerlendirmesinin sonuçlarını çalışana bildiren, yani geribildirim kaynağı, çalışanın yöneticisidir.

Geribildirimin yararları
Geribildirim birçok faydası vardır. Öncelikle çalışanların performansları hakkında eleştiri onların hareketlerini yönlendirir, özellikle bir hedefe ulaşmada davranışlarının doğru yönde olup olmadığını anlamalarına yardımcı olur. Geribildirim gelecekteki performans hedeflerini etkiler, özellikle ileride daha yüksek hedeflere ulaşabilmeleri için çalışanları yönlendirir. Çalışanlar neyi doğru yaptıklarını görebilmekte ve buna dayanarak neleri başarabilecekleri hakkında fikir sahibi olabilmektedirler. Olumlu geribildirimin kendisi başlı başına destekleyicidir. Maddi bir kazanç sağlamadığı halde insanlar için neyi doğru yaptıklarını öğrenmek değerlidir. Bu tür geribildirim çalışanların başarı duygularını ve içsel motivasyonlarını arttıracaktır. Ayrıca geribildirim sayesinde hangi performans unsurlarının önemli olduğunun bilincinde olmak ve hangi performans seviyelerinin beklendiğini bilmek çalışanların kendi hatalarını bulmalarına yardımcı olacaktır. Bunun bağlı olarak geribildirim, performans standartları belirler ve çalışanlar bu standartlar karşısında kendilerini değerlendirmeyi öğrenirler. Bunlara ek olarak geribildirim bireysel öğrenmeyi teşvik eder; çalışanlar neyi bildiklerinin ve neleri öğrenmeleri gerektiğinin farkına varırlar. Kişisel farkındalık gelişme için bir öncüldür. Bunların yanında, hangi davranışların performansa katkısı olduğunu göstermesi açısından de çalışma motivasyonunu arttırır. İnsanlara davranışlarının sonuçları hakkında fikir verir.

Geribildirim çalışanların hissettikleri güç ve kontrolü arttırır. Bu hem geribildirimi veren hem de alan için geçerlidir. Eleştirilen taraf, neler yaparak performansını arttırabileceğini öğrendikçe performansı üzerindeki kontrolü artacaktır. Zamanında ve düzenli verilen geribildirim performans problemleriyle nasıl başa çıkabilecekleri ve performanslarını nasıl geliştirebilecekleri hakkında fikir verir. Bunun yanı sıra çalışanların görevleriyle daha ilgili olmalarını sağlayacaktır.

Geribildirim verme işi kaynak ve alıcı arasındaki dinamik bir süreçtir ve alıcıyı olduğu gibi kaynağı da etkilemektedir. Geribildirim verme zorunluluğu, amirlerin çalışanları hakkında daha fazla bilgi edinmesini sağlar. Buna ek olarak geribildirim verdikleri ve ilerleme kaydeden çalışanları üzerinde kontrol hissetmek amirleri motive eden bir etken olacaktır.

Kısaca geribildirim davranışları yönlendirdiği ve çalışanları motive ettiği için önemlidir. Kariyer gelişimi için yollar sunmaktadır. Geribildirim alan kişiye sağladığı faydaların yanı sıra, çalışan ve amiri arasındaki ilişkiyi de kuvvetlendirir. Fakat bütün bunların yanında geribildirimin sağladığı yararlar bunun nasıl verildiğine dayanmaktadır.

Geribildirim insanların kişisel gelişimi bu kadar önemliyken neden insanlar konu eleştirmeye ya da eleştirilmeye gelince rahatsızlık duyarlar? Geribildirim önemli bir yönetim aracı olduğu halde çoğu insan geribildirim verirken ve alırken rahat değildir. Geribildirim olumlu olunca çoğu insan sorun yaşamaz. Yaptıklarımızın ve çabalarımızın takdir edildiğini görmek hepimizin istediği bir şeydir. Bununla ilgili geribildirim de almaktan hoşnut olacağımız bir bilgidir. Fakat olumsuz geribildirim vermek de almak da çok daha zordur. Alıcı tarafından ele almak gerekirse bu durum, kişilerin kendilerini olumlu bir şekilde görmeleriyle açıklanabilir. İnsanların yaptıklarını iyi bir şekilde değerlendirmek gibi doğal bir eğilimleri vardır. Bu eğilim, kişilerin kendi imajlarını koruyabilmeleri açısından çok önemli bir yere sahiptir. Bu yüzden kişilerin kendi görüşleriyle tutarsız geribildirim almalarının tehdit edici bir yanı vardır.

Bu açıdan bakıldığında, alıcıların mesajı performanslarını arttırmaya yönelik bir deneyim ve gelişim fırsatı olarak görmeli ve kendileri için öğrenebilecekleri her şeye açık olmaları gerekmektedir. Bunun için gerekli olan, alıcının savunmaya geçmesini en aza indirecek şekilde kendini geribildirime hazırlamasıdır. Fakat değişim kolay değildir. Kişinin değişmesi için geribildirimi geçekten kabul etmesi ve hangi davranışların değiştirilmesi gerektiğini anlaması ve bunun için gerekli çabayı harcaması gerekmektedir.

Çoğu insan geribildirim vermek konusunda da, almak konusunda olanlara benzer şeyler hissederler. Bazı yöneticiler performans hakkında geribildirim seanslarının çok az işlevi olduğunu düşünmektedir. Bu seanslar daha çok kaçınılacak, ertelenecek ya da hemen geçiştirilecek keyifsiz durumlar olarak görülmektedirler. Olumlu olmayan geribildirim verirken aynı zamanda hem anlayışlı hem de açık olmak çok zordur. Fakat unutulmamalıdır ki verimli geribildirimlerin en önemli bileşenlerinden biri de kaynağın yeteneği ve hassasiyetidir. Bilgileri doğrudan verebilme ve alıcıyla empati kurabilme arasındaki uygun dengenin başarılması zordur ve bunu yapabilmek kişiden kişiye değişecektir. Fazla duygusal hassasiyet geribildirim alıcısının mesaja gereken önemi vermemesini sağlayabilir. Tam tersine, kaynağın kendini alıcı yerine koyamaması da alıcının mesajı reddetmesine yol açabilir.

Alıcıların geribildirime tepkileri, bilgilerin nasıl sunulduğu ve alıcının değişim ve geribildirim için ne kadar açık ve hazırlıklı olduğuna bağlı olarak değişecektir. Çalışanlar çoğunlukla neden geribildirim aldıkları ve yöneticilerin bununla ne ümit ettikleri konusunda emin değildirler. Buna bağlı olarak verilen geribildirim karşısında nasıl davranmaları gerektiğini bilemeyebilirler. Burada yöneticilere düşen görev çalışanlarının geribildirim karşısında değişime hazırlıklı olup olmadıklarını ve değişim sürecinde nerede olduklarını anlamaktır.

Böyle hassas bir durumda, olumsuz da olsa geribildirimin yapıcı olmasına dikkat edilmelidir. Geribildirim, alıcıyı yargılamadığı ve onu savunmaya geçirmeyen performans derlendirmeleri verdiği sürece etkilidir. Kısaca insanları harekete ve gelişime motive edici özellikte olmalıdır.

Yapıcı geribildirim
Geribildirimler kullanılabilir ve somut bilgiler içerdiği ölçüde yapıcıdır. Amaç davranışları düzeltmek, geliştirmek ya da devamlılığını sağlamaktır ve alıcı tarafından kullanılabilir bir şekilde verilmelidir. Çalışanın performansıyla ilgili söylenecekler her zaman olumlu olmasa da yapıcı bir şekilde söylenmeli, eleştirinin gelişim için yapıldığı unutulmamalıdır. Eleştirilen kişi aynı zamanda sonuç almanın yollarını bulmaya yönlendirilmelidir.

Yapıcı geribildirimlerin özelliklerini şu şekilde sıralayabiliriz:

Alıcı için yeterince açık ve kolayca anlaşılır olmalıdır, daha da önemlisi kaynak ve alıcı tarafından aynı şekilde algılanmalıdır. Alıcının bilgiyi algılama ve özümseme yeteneğini dikkate almalıdır; aynı anda verilen çok fazla bilgi yanlış anlaşılma, yok sayılma ya da çaptırılmaya açıktır. Bir geribildirim seansında çok fazla konu üzerinde durulmalıdır.
Yapıcı geribildirim her zaman olumlu olmak zorunda değildir, yine de alıcının dikkatini ve ilgisini çekebilmek için olumlu yönlerin vurgulanmasıyla başlanabilir. Bunun yanı sıra alıcının moralini yüksek tutmak için olumsuz olduğu kadar olumlu bilgilere de yer vermek önemlidir.
Odak geribildirim alanın davranışları üzerine olmalıdır. Alıcıyı suçlayıcı nitelikte ya da onun kişiliğini tehdit edici şekilde olmamalıdır. Başka bir değişle kişisel özellikler yerine davranışlar üzerine yoğunlaşılmalıdır.
Geribildirim sıklıkla verilmelidir. Geribildirim verme müşterek bir süreç olmalıdır, çok önemli etkileri olan olağandışı bir oluşum gibi görülmemelidir.
Eğer bir davranışla ilgili ise, geribildirim zamanında verilmelidir öyle ki alıcı hangi davranışlarının ve performans sonuçlarının değerlendirildiğinin bilincinde olmalıdır. Geribildirim süreci eleştirilmesi hedeflenen hareket ya da performansın hemen sonrasında olmalıdır.
Geribildirimin içeriği görev başarısına etki edecek ve alıcının kontrolünde olan performans elementlerinden oluşmalıdır.
Geribildirim ciddiye alınan ve inanılan, güvenilir bir kaynaktan gelmelidir. Bu sayede alıcılar eleştirileri yok sayma ya da inkar etmede bulunamazlar.
Eleştiriler, görev performansında nasıl kullanılacağına dair somut açıklamalarla birlikte verilmelidir. Böylece çalışanlar elde ettikleri bilgileri nasıl kullanacakları konusunda zorluk yaşamayacaklardır.
Çalışanların geribildirimden yararlanmalarını en yüksek düzeye çıkartabilmek için destek mekanizmaları bulunmalıdır. Destek mekanizmalarına örnek olarak çalışanın gelişimini sağlayacak eğitim ya da özel görev atamaları verilebilir.
Belirli bir konu üzerine ve düşünceli olmalıdır. Zayıf performansın sebeplerinin çalışanların kontrolü dışında gelişebileceğine dikkat edilmelidir. Bunun yanında yapıcı geribildirim iyi performansı çalışanın çaba ve yetenek gibi içsel özelliklerine bağlamalıdır. Geribildirim insanları olumsuz sonuçlardan ötürü suçlamaz ve başardıklarını kabul eder.
Bir problem ya da zayıflık varsa gelişim için öneriler yapılmalıdır. Yapıcı geribildirimlerde kullanılabilecek örnek cümleler şunları içerebilir; “bana göre durumunuz gelişime çok açık…”, “bu şartlar altında yapabileceğinizin en iyisini yaptığınıza inanıyorum…”, “… konularına daha çok dikkat etmelisiniz”.
Çalışanın yanlış yaptıklarının üstünde çok fazla durulması, geçmiş bir olay hakkında yapılabilecek bir şey olmadığından çok yararlı olmayacaktır. Bu nedenle ileriye dönük bildirime de yer verilmeli, ileride neyin değişik yapılabileceği konusunda yorum getirilmelidir.
Yapıcı olmayan geribildirim bunların tam tersini içerir. Eleştiri performans hakkında genel olarak verilir, düşüncesiz bir tondadır, performansın zayıf yönleri içsel faktörlere dayandırılır. Geribildirim kaynağının yapıcı olmayan geribildirim sırasında söyleyecekleri şunları içerebilir; “denememişsiniz bile…”, “hiçbir şeyi doğru yapamayacak gibi görünüyorsunuz…” ya da “ilerleme kaydetmemişsiniz, bunu sizin yerinize yapacak birini bulmam gerekiyor”.

Tahmin edilebileceği üzere insanlar olumlu eleştirileri daha iyi karşılarlar. Daha olumlu geribildirim alan yöneticiler sonuçları daha doğru olarak değerlendirmekte, daha az savunmaya geçmekte ve eleştirileri gelişim için daha fazla kullanmaktadırlar. Bunun yanı sıra yıkıcı eleştiri alan kişiler, yapıcı alanlara göre daha az yeterlilik hissetmektedir. Yıkıcı eleştirinin çalışanlar üzerinde daha çok kızgınlık ve gerginlik yarattığı ve eleştiri kaynağı ile sorunlarını yapıcı şekilde değil de yıkıcı şekilde çözmeye yönelttiği hakkında bulgular şaşırtıcı değildir. Buna ek olarak eleştirinin etkisiz bir şekilde verilmesi çatışma nedeni olarak gösterilmiştir. Bu yüzden yöneticilerinin çalışanlarına geribildirim verirken yapıcı olmasını sağlamaları ve bu özellikle üzerinde durmaları çalışanların gelişimi ve performansı açısından çok önemlidir.