Is yasaminizda basari icin, ozellikle iyi bir lider olabilmek icin elemanlarinizla toplanti yaparken dikkat edilmesi gereken seyler vardir. Iste sozkonusu faktorler:

* Dagci icin harita neyse, toplanti icin gundem de odur. Gundemsiz toplantiya baslamayin. Gelmeyenlerin mazeretleriyle baslayin. Bir toplanti ilerleyebilmek icin geriye dayanmalidir, onceki toplantinin tutanaklarini degerlendirin. Gundemsiz hicbir toplanti tatmin etmez. Iyi bir gundem esnek olmalidir. Cesitli baskilar gundem hazirlamak icin imkan vermiyorsa toplantiyi iptal etmek daha iyidir.
* Iyi planlanmis toplanti bircok seyin planlandigi gibi gitmeyecegi toplantidir. Fazla hazirlanmis konusmaci, ortaya bir firsat ciktiginda ya da beklenmedik durumla karsilastiginda gereken tepkiyi gosteremez.
* Toplantiyi kendi tarafiniza cekin.
* Sakin olun.
* Kesin kararlar verin ve sonucun iyi olacagini umun.
* Insanlari kisisel saldirilardan koruyun.
* Tartisma ne kadar siddetliyse sogukkanliliginizi, sukunetinizi ve nuktedanliginizi korumaya o kadar ihtiyac olacaktir. Yapabiliyorsaniz teklif ve degisiklikleri yasaklayin.
* Ayriligi gidermenin en iyi yolu oylama yapmaktir. Konu ne kadar onemli ve toplanti ne kadar buyukse, gizli oylamaya ihtiyac o kadar artar.
* Sonucu baskan duyurur.
* Dogru konuklari davet etmek ve cok fazla konuk davet etmemek en iyi basaridir. Bu onlara gerekli ilgi gosterebilmek icin birinci kuraldir.
* Tesekkur konusmasini asla kagittan okumayin.
* Konusma firsatini tenkit veya saldiri icin kullanmayin.
* Iyi sorular sorup iyi cevaplar veren buyuk itibar kazanir.
* Konusmaniz ne kadar resmi, karmasik veya ****** bir konudaysa araya girmelere izin vermeye o kadar hazir olmalisiniz.
* Toplanti ne kadar zorluysa, sabira ihtiyac o kadar fazladir.
* Muhalefet zabt olunmazsa:
1. Toplantiyi erteleyin.
2. Tartismayi bir komiteye aktarin.
3. Dinleyicilerin arasina kendi gorusunuzu savunacak insanlari serpistirin.
* Baskanlik koltugundayken kazanmanin son ve tek yolu, hicbir zaman kaybettiginizi kabul etmemektir.
* Toplantilara ilginclik kazandirma basariya vesile olur.
* Dinleyicilerin ilgisini canli tutmak butun toplantilarda basarinin on sartidir.
* Gercek katilim konusmacinin tema ve cesitlemelerine her dinleyicinin kisisel ilgisini yoneltmesi demektir.
* Sessizlik ve dikkat saglanmadikca toplanti da baslamaz.
* Dinleyicilerin ilgisi asil olarak konusmanin muhtevasiyla, soylemle ve muzakereyle saglanir.
* Rahatlik ve terleme sinirlarina dikkat etmek sartiyla dinleyiciler ne kadar birbirleriyle ic iceyse atmosfer o kadar sicak ve konusmacinin isi o kadar kolay olur.
* Toplantidan once kullanacaginiz malzemelerin islerligine dikkat edin. Konusmanizla birlikte kullanacaginiz dokumantasyon kesin, kalici ve ispatlanabilir bilgiler ihtiva etmeli; dikkatle tasarlanmis olmalidir. Gorsel malzeme konusmaya yardimci olmali, onun yerini almamalidir. En iyi makine sessiz olanidir.
* Sunus yaparken tarzinizin, cazibenizin ve otoritenizin yerini tutabilecek hicbir sey yoktur.
* Notlarinizi kendiniz hazirlayin. Tek bir nota cok sey yazmayin. Konusurken notlariniza bakmayin ve onlari okumayin.
* Katilanlarin rahatina itina gosterin, size sukran duyacaklar ve onlar da size aynisini yapacaklardir.
* Zamani, yeri ve isi gozonunde bulundurarak gundemi belirleyin. Ne gibi gucluklerin ortaya cikabilecegini dusunun.
* Basarili hitabetin en onemli sartlarindan biri goz kontagidir. Oturulacak yerler zihni ve bedeni zinde tutacak sekilde yeterli ve rahat olmalidir. Toplanti odasi toplantinin rahat gecmesi icin yeterince buyuk ama samimi atmosfer saglayacak kadar da kucuk olmalidir.
* Iyi liderler muhataplarinin guven ve bagliligini kazanmislardir, bunun sebebi herkesin onunde sorumlulugu kabul etmeleridir. Eger lider sizseniz toplanti icin gerekli duzenlemeleri gozden gecirin. Amaciniza en uygun yeri secin. Yerlesim duzenini iyi dusunup ayarlayin.
* Dinleyenlerle ilgilenirken onlara toplantidaymislar gibi davranmayin. Insanlari taniyin, neler hoslanip hoslanmadiklarini bilin. Toplantilarin en buyugunde bile her dinleyici, konusmacinin kendisine hitap ettigini hissetmelidir. Yakindaki dinleyicilerin gozlerine bakin ve dinleyin. Gozgoze konusmada kibarligin hayati onemi vardir. Gorusmede fikirlerin cift yonlu bir trafigi soz konusudur.
* Yemekli toplantilarda ziyafet tatmin ediciyse, toplanti buyuk ihtimalle kazanilir.
* Anlasabileceklerinden suphelendiginiz insanlari ayri oturtun.
* Odayi doldurmaya gayret edin.
* Kendinizi etkilemek istediginiz onemli meslektaslarinizin arasina yerlestirin.
* Yemekli toplantilarin zamaninda sona ermesine dikkat edin.
* Panoya yazi yazarken dinleyicilere arkanizi donmeyin...




Kaynak: GencBeyin dergisi.